Warum „laufen" PSA-Zertifikate überhaupt ab?
Zwei Mechanismen führen dazu, dass Ihre Dokumentation veraltet:
Erstens die Befristung der Baumusterprüfung. Nach Verordnung (EU) 2016/425 (Anhang V) stellt die notifizierte Stelle die EU-Baumusterprüfbescheinigung für PSA der Kategorien II und III mit einer Gültigkeit von höchstens 5 Jahren aus. Danach ist eine Überprüfung und Neuausstellung erforderlich — auch wenn sich am Produkt nichts geändert hat.
Zweitens Normenwechsel. Wird eine harmonisierte Norm überarbeitet — wie etwa EN 388 für Schutzhandschuhe oder die Normen der Atemschutz-Reihe — verliert die alte Fassung nach einer Übergangsfrist die Konformitätsvermutung. Produkte müssen gegen die aktuelle Fassung geprüft werden, und Ihre Unterlagen sollten die aktuelle Normversion ausweisen.
Für Sie als Arbeitgeber oder Einkäufer heißt das: Ein Ordner voller Konformitätserklärungen von vor sechs Jahren ist keine Dokumentation, sondern ein Audit-Risiko.
Zertifikat und Konformitätserklärung — nicht dasselbe
Die beiden Dokumente werden ständig verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen:
Die EU-Baumusterprüfbescheinigung stellt die notifizierte Stelle aus (erkennbar an der vierstelligen Kennnummer, z. B. „CE 0121"). Sie bestätigt, dass das geprüfte Baumuster die Anforderungen erfüllt — und sie ist es, die nach spätestens 5 Jahren erneuert werden muss.
Die EU-Konformitätserklärung stellt der Hersteller in eigener Verantwortung aus. Sie muss jeder PSA beiliegen oder über eine in der Gebrauchsanleitung angegebene Internetadresse abrufbar sein. Sie verweist auf die zugrunde liegende Baumusterprüfbescheinigung und die angewandten Normen — veraltet also automatisch mit, wenn Zertifikat oder Norm wechseln.
Für Ihre Dokumentation brauchen Sie die aktuelle Konformitätserklärung; bei Kategorie-III-PSA empfiehlt sich zusätzlich eine Kopie der gültigen Baumusterprüfbescheinigung.
In vier Schritten zu aktuellen Unterlagen
1. Bestand erfassen. Listen Sie die eingesetzte PSA mit Artikelnummer, Hersteller und — falls vorhanden — Nummer der notifizierten Stelle auf. Bei Kategorie III (z. B. Atemschutz, Absturzsicherung, Chemikalienschutz) hat die Aktualität Priorität.
2. Gültigkeit prüfen. Auf der Konformitätserklärung finden Sie die referenzierte Bescheinigung und die Normfassungen. Ausstellungsdatum älter als 5 Jahre oder eine überholte Normfassung sind Anlass, aktive Nachweise anzufordern.
3. Aktuelle Erklärung anfordern. Wenden Sie sich an Ihren Lieferanten oder direkt an den Hersteller. Der Hersteller ist verpflichtet, die Konformitätserklärung bereitzustellen; Händler und Importeure müssen sicherstellen, dass sie verfügbar ist. Nennen Sie Artikelnummer und idealerweise Charge oder Lieferdatum — die Erklärung muss zum gelieferten Produkt passen, nicht nur zum Katalogbild.
4. Ablage mit Wiedervorlage. Archivieren Sie die Erklärungen dort, wo Ihre Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungsnachweise liegen, und setzen Sie eine Wiedervorlage vor Ablauf der 5-Jahres-Frist. So wird aus der Feuerwehrübung ein Routineprozess.
Was, wenn der Lieferant nicht liefert?
Eine ausbleibende oder ausweichende Antwort auf die Frage nach der Konformitätserklärung ist ein Warnsignal erster Ordnung. Entweder existiert das Dokument nicht in aktueller Fassung — oder der Anbieter hat keinen Zugriff auf den tatsächlichen Hersteller. In beiden Fällen tragen Sie das Risiko: PSA ohne belastbare Nachweise gehört nicht in die Ausgabe. Spätestens hier lohnt der Wechsel zu einem Lieferanten, der Dokumentation als Teil des Produkts versteht, nicht als Sonderwunsch.
Wie Tegimo das Thema löst
Bei Tegimo gehört die Dokumentation zum Lieferumfang: Konformitätserklärungen und Produktunterlagen stellen wir auf unserer Dokumente-Seite bereit und liefern sie auf Wunsch chargenbezogen — auch bei Nachbestellungen und Zertifikatserneuerungen. Wer die Ausgabe zusätzlich absichern will, koppelt die Dokumentation an unsere Ausgabeautomaten: Dann ist je Entnahme nachvollziehbar, wer wann welche PSA erhalten hat — vom Atemschutz bis zum Handschutz.
Fragen zu einem konkreten Produkt oder einer auslaufenden Bescheinigung? Schreiben Sie uns — wir prüfen den Stand und liefern die passenden Unterlagen.
Häufige Fragen
Wie lange ist eine EU-Baumusterprüfbescheinigung für PSA gültig?
Höchstens 5 Jahre (Verordnung (EU) 2016/425, Anhang V). Danach muss der Hersteller die Prüfung erneuern lassen — bei unverändertem Produkt in der Regel im vereinfachten Überprüfungsverfahren.
Muss jeder Lieferung eine Konformitätserklärung beiliegen?
Die Erklärung muss der PSA beiliegen oder über eine in der Gebrauchsanleitung angegebene Internetadresse zugänglich sein. Für Ihre interne Dokumentation sollten Sie sie in aktueller Fassung archivieren.
Wer stellt die Konformitätserklärung aus — Händler oder Hersteller?
Immer der Hersteller. Händler und Importeure müssen jedoch sicherstellen, dass sie verfügbar und aktuell ist — und sind Ihr erster Ansprechpartner für die Beschaffung.
Was passiert, wenn ich PSA mit abgelaufener Bescheinigung weiter ausgebe?
Die PSA wird dadurch nicht automatisch unsicher — aber Ihre Dokumentation ist im Audit- oder Schadensfall angreifbar. Fordern Sie aktuelle Nachweise an oder ersetzen Sie das Produkt.