Dlaczego certyfikaty ŚOI w ogóle „wygasają"?
Dokumentację dezaktualizują dwa mechanizmy.
Po pierwsze, terminowość badania typu. Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/425 (załącznik V) jednostka notyfikowana wydaje certyfikat badania typu UE dla ŚOI kategorii II i III z ważnością maksymalnie 5 lat. Po tym okresie konieczny jest przegląd i nowe wydanie — nawet jeśli produkt się nie zmienił.
Po drugie, zmiany norm. Gdy norma zharmonizowana zostaje znowelizowana — jak EN 388 dla rękawic ochronnych czy normy serii ochrony dróg oddechowych — stara wersja po okresie przejściowym traci domniemanie zgodności. Produkty bada się według aktualnego wydania, a Twoje dokumenty powinny wskazywać bieżącą wersję normy.
Dla pracodawcy i kupca oznacza to jedno: segregator deklaracji sprzed sześciu lat to nie dokumentacja, tylko ryzyko przy kontroli PIP lub audycie.
Certyfikat i deklaracja zgodności — to nie to samo
Te dwa dokumenty są notorycznie mylone, a pełnią różne funkcje.
Certyfikat badania typu UE wydaje jednostka notyfikowana (rozpoznasz ją po czterocyfrowym numerze przy znaku CE, np. „CE 0121"). Potwierdza on, że przebadany wzorzec spełnia wymagania — i to on wygasa najpóźniej po 5 latach.
Deklarację zgodności UE wystawia producent na własną odpowiedzialność. Musi być dołączona do ŚOI albo dostępna pod adresem internetowym wskazanym w instrukcji. Deklaracja powołuje się na certyfikat i zastosowane normy — dezaktualizuje się więc automatycznie razem z nimi.
Do dokumentacji potrzebujesz aktualnej deklaracji zgodności; przy ŚOI kategorii III warto dołożyć kopię ważnego certyfikatu badania typu.
Cztery kroki do aktualnych dokumentów
1. Zinwentaryzuj ŚOI. Spisz stosowane środki z numerem artykułu, producentem i — jeśli występuje — numerem jednostki notyfikowanej. Priorytet ma kategoria III (ochrona dróg oddechowych, sprzęt chroniący przed upadkiem z wysokości, ochrona chemiczna).
2. Sprawdź ważność. Na deklaracji znajdziesz przywołany certyfikat i wersje norm. Data wystawienia starsza niż 5 lat albo nieaktualne wydanie normy to sygnał, by zażądać świeżych dokumentów.
3. Poproś o aktualną deklarację. Zwróć się do dostawcy lub bezpośrednio do producenta. Producent ma obowiązek ją udostępnić; dystrybutor i importer muszą zapewnić, że jest dostępna. Podaj numer artykułu i najlepiej partię lub datę dostawy — deklaracja ma pasować do dostarczonego towaru, nie do zdjęcia z katalogu.
4. Archiwizuj z terminem przeglądu. Trzymaj deklaracje tam, gdzie ocenę ryzyka zawodowego i potwierdzenia szkoleń, i ustaw przypomnienie przed upływem 5-letniego terminu. Z akcji gaśniczej zrobi się rutynowy proces.
Co, jeśli dostawca nie dostarcza dokumentów?
Brak odpowiedzi albo wykręty przy prośbie o deklarację zgodności to sygnał ostrzegawczy pierwszej kategorii. Albo dokument nie istnieje w aktualnej wersji, albo sprzedawca nie ma kontaktu z rzeczywistym producentem. W obu przypadkach ryzyko zostaje u Ciebie: ŚOI bez wiarygodnych dokumentów nie powinny trafiać do wydawki. To moment na zmianę dostawcy — takiego, dla którego dokumentacja jest częścią produktu, a nie fanaberią klienta.
Jak rozwiązuje to Tegimo
W Tegimo dokumentacja należy do zakresu dostawy: deklaracje zgodności i dokumenty produktowe udostępniamy na stronie Dokumenty i na życzenie wydajemy per partia — również przy dostawach uzupełniających i odnowieniach certyfikatów. Kto chce domknąć także wydawanie, łączy dokumentację z naszymi automatami BHP: każde pobranie jest wtedy przypisane do pracownika — od ochrony dróg oddechowych po rękawice.
Pytanie o konkretny produkt albo wygasający certyfikat? Napisz do nas — sprawdzimy stan i dostarczymy właściwe dokumenty.
Najczęstsze pytania
Jak długo ważny jest certyfikat badania typu UE dla ŚOI?
Maksymalnie 5 lat (rozporządzenie (UE) 2016/425, załącznik V). Potem producent musi odnowić badanie — przy niezmienionym produkcie zwykle w uproszczonej procedurze przeglądu.
Czy deklaracja zgodności musi być dołączona do każdej dostawy?
Deklaracja musi towarzyszyć ŚOI albo być dostępna pod adresem internetowym wskazanym w instrukcji użytkowania. Do dokumentacji wewnętrznej archiwizuj ją w aktualnej wersji.
Kto wystawia deklarację zgodności — dystrybutor czy producent?
Zawsze producent. Dystrybutor i importer odpowiadają jednak za to, by była dostępna i aktualna — i to do nich kierujesz prośbę w pierwszej kolejności.
Co grozi za wydawanie ŚOI z wygasłym certyfikatem?
Sam środek nie staje się przez to automatycznie niebezpieczny, ale dokumentacja przestaje bronić pracodawcy przy kontroli PIP czy w postępowaniu powypadkowym. Zażądaj aktualnych dokumentów albo wymień produkt.